La Posta Elettronica Certificata sta prendendo rapidamente il posto delle comunicazioni a mezzo raccomandata A/R e del fax per l’invio di messaggi con valore legale.

Le caratteristiche vincenti della PEC, che la rendono strumento prediletto di molti professionisti e di molte aziende, sono la rapidità con cui è possibile spedire comunicazioni con valore legale e i costi che, grazie alle offerte di tutti i principali fornitori di servizi internet, sono davvero ridotti.

Ma come funziona la PEC? E quali sono le leggi e le normative che regolano il meccanismo alla base della Posta Elettronica Certificata?

Come funziona la PEC

Il servizio, garantito da un gestore certificato, funziona grazie ai seguenti step:

  • un messaggio di posta elettronica certificata viene spedito dal mittente al destinatario
  • una ricevuta di accettazione viene inviata al mittente dal proprio gestore
  • il messaggio, firmato digitalmente, viene inoltrato al gestore del destinatario
  • la firma e la validità del messaggio vengono verificate
  • una ricevuta di presa in carico viene inviata al gestore mittente
  • il messaggio viene reso disponibile per il destinatario
  • una ricevuta di avvenuta consegna viene inviata al gestore mittente
  • la ricevuta di avvenuta consegna viene resa disponibile per il mittente

In caso di invio a molteplici indirizzi PEC si riceverà una sola ricevuta di accettazione ed una ricevuta di avvenuta consegna per ogni destinatario.

Leggi e normative sulla PEC

Il Decreto Legge 179/2012 (relativamente alle imprese individuali) ed il Decreto Legge 185/2008 (relativo ai professionisti ed alle imprese in forma societaria) stabiliscono le scadenze fondamentali:

  • imprese individuali con iscrizione al Registro delle Imprese (RI) successiva al 20/10/2012 e imprese costituite in forma societaria con iscrizione al RI successiva al 29/11/2008: obbligo di comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata all’atto della registrazione;
  • imprese individuali già operative in data 20/10/2012: obbligo di registrazione e comunicazione, al competente RI, dell’indirizzo di posta elettronica certificata entro il 30/06/2013;
  • imprese già costituite in forma societaria al 29/11/2008: obbligo di creazione e comunicazione, al RI competente, dell’indirizzo PEC entro il 29/11/2011;
  • professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato: obbligo di registrazione ed indicazione del proprio indirizzo PEC ai rispettivi ordini o collegi entro il 29/11/2011;
  • Pubbliche Amministrazioni: obbligo di istituzione di una casella PEC per ogni registro di protocollo e comunicazione al CNIPA entro il 29/11/2008.