Grazie ai primi due post di questa mini-guida, ti sei reso conto che prima di lavorare sulla comunicazione strategica aziendale esterna è il caso di rivedere alcuni passaggi strategici interni alla tua attività. Hai raccolto i questionari dei tuoi collaboratori e ora è arrivato il momento di ordinare e semplificare idee e processi integrando i risultati ottenuti dall’esercizio 1 e dall’esercizio 2. Costruiremo insieme uno schema (ordinare) che ti permetterà in modo chiaro e lineare di sapere dove è necessario intervenire (semplificare) sempre in ottica low budget che, non smetterò mai di ricordarti, non è low cost!

Esercizio 3: ordinare e semplificare

  • Ordinare. Raccogli i dati in tuo possesso e suddividili in macro-aree corrispondenti a quelle della tua azienda, ad esempio: call center/servizio clienti, commerciale, amministrazione,  logistica e spedizioni. Guarda e leggi con attenzione ciò che hai raccolto, non sono forse i tuoi punti di forza (Strengths) e debolezza (Weaknesses)? E grazie ai tuoi collaboratori hai iniziato a percepire che ci sono reali opportunità inesplorate (Opportunities), ma anche delle minacce (Threats) rischiose che mettono in pericolo la tua azienda, piccola o media che sia? Sì, tu che hai studiato marketing hai capito: per due settimane hai lavorato con un’analisi strategica di marketing standard, quella classica da manuale, l’analisi SWOT. Schematizzando graficamente i dati raccolti potrai renderti conto della tua situazione, dei passaggi più critici che necessitano di un intervento e della direzione da intraprendere per ogni area di competenza e globalmente, confrontando differenti aree aziendali.
  • Semplificare. Ora concentrati, la parola d’ordine è semplificare, togliere ciò che è inutile: passaggi interni, giri di email ridondanti, processi lacunosi che fanno solo perdere tempo e risorse. Semplifica, alleggerisci la burocrazia aziendale, credi nei tuoi collaboratori, lasciali liberi (anche) di sbagliare e non cadere nel grave errore di voler controllare tutto. Il tuo ruolo e la fase di verifica sono fondamentali, ma arriveranno in una fase successiva,in step ben definiti!

Esempio: ordinare e semplificare l’area call-center

  • Criticità rilevata: nessuna risposta o ritardo nella risposta.
  • Criticità rilevata dai collaboratori: obbligo di gestire contemporaneamente più lavori e mancanza di personale.
  • Proposte evidenziate (idee e proposte per migliorare l’area di competenza): sii concreto e propositivo, pensa a idee realizzabili e creative, che siano di aiuto a te e all’azienda e che non mortifichino i collaboratori. Coinvolgili e conferma che il contributo dato col questionario è stato considerato
  • Cosa proporrei io: visto che il focus deve comunque e sempre essere il cliente, inizierei a trovare soluzioni che vadano in questo senso. Lo mettiamo o no un bel risponditore automatico? Talmente banale come risposta che non l’avevi pensata? Il tuo dipendente non avrà l’ansia di dover rispondere sempre e comunque, avrà il tempo di chiudere/sospendere il lavoro e potrà decidere di non intervenire lasciando fare al risponditore, che indirizzerà la telefonata all’ufficio corretto. Il cliente si sentirà soddisfatto perché comunque la sua telefonata non cadrà nel nulla, ma avrà risposta.

La scoperta dell’acqua calda

Se hai seguito bene tutti i passaggi, ti renderai conto di quanto alcune soluzioni per la tua comunicazione strategica siano veramente banali, ma “misteriosamente” non le avevi mai considerate! Vero? Ordinare e semplificare quindi ti restituirà soluzioni talmente palesi che ti chiederai come mai non le avevi applicate prima. Sembra assurdo, ma è così!

E il nostro consulente di comunicazione? Attende e segue questi post felice perché un’azienda che si prepara, crede nel cambiamento e vuole crescere sarà destinata ad avere successo e, quando al momento giusto entrerà in campo, sarà una collaborazione bomba!

A proposito, caro consulente… inizia il riscaldamento, ormai ci siamo!
Alla prossima settimana!
Rosa