Secondo Statista, solo nel 2022 in tutto il mondo sono state inviate 330 miliardi di email al giorno. Superano i 4 miliardi gli utenti che utilizzano la posta elettronica, parliamo di oltre la metà della popolazione globale.
Questo è il potere dell’e-mail. Ancora oggi, una delle attività di digital marketing tra le più sfruttate, che si tratti di scambi diretti, a due, o dell’invio di newsletter agli iscritti alla mailing list per fare direct marketing, fidelizzare i clienti già acquisiti, aumentare le vendite di prodotti e servizi.
Non possiamo fare a meno della mail, il canale più importante per comunicare e lavorare, il più usato dai professionisti, aziende, imprese e attività commerciali.
Con l’email professionale, grazie alla grande diffusione dei servizi di posta elettronica, possiamo raggiungere chiunque, ovunque, dando un volto serio, affidabile e autorevole all’azienda.
Ma come creare un indirizzo email aziendale?
Lo vediamo in questo articolo, come creare una mail per un brand professionale con un dominio personalizzato, aziendale.
Perché è importante avere una e-mail aziendale
L’e-mail aziendale è uno strumento di lavoro indispensabile e molto importante per le aziende, perché permette di comunicare con clienti, partner e fornitori in modo ufficiale, riconoscibile e affidabile.
L’e-mail aziendale dovrebbe includere il nome di dominio personalizzato dell’azienda, essendo uno di quei mattoncini fondamentali nella costruzione della brand identity e della reputazione professionale.
Ecco perché l’ideale sarebbe aprire un account di posta elettronica con un nome di dominio personalizzato, e non un indirizzo generico come nome@gmail.
Inoltre, un indirizzo e-mail con un nome personalizzato resta più impresso perché è coerente con il nome del marchio, con il sito web e con tutte le altre forme di identità, coerenti con una comunicazione di tipo ‘business’.
Ecco i modi per configurare una e-mail aziendale in pochi passi
Esistono diversi modi per creare una e-mail aziendale:
- il servizio gratuito offerto dai diversi client di posta elettronica
- e quello offerto dai provider di hosting, con il nome del dominio aziendale personalizzato.
Ricordiamo al volo che il dominio della mail, o dominio di posta elettronica, è quella parte dell’indirizzo email che si trova dopo il simbolo “@”, e che appunto può essere di tipo generico, come per esempio @gmail.com e @outlook.com, oppure personalizzato.
Se si possiede già un sito web, il dominio email personalizzato è lo stesso del nome a dominio che è stato registrato per il sito web.
L’e-mail gratuita con nome dominio generico
La mail con dominio generico (es: marcorossi@gmail.com) è gratuita e si può creare in qualsiasi momento con alcuni dei più noti client di posta elettronica come Gmail, Yahoo, Libero, Outlook, Alice, Tiscali, AOL Mail, che permettono di creare un account con il nome utente personalizzato ma con il loro dominio generico.
Niente di più semplice creare un indirizzo email gratuito con i client di posta elettronica. Facciamo un esempio con gmail.
Ecco cosa fare passo passo:
- Accedi al sito web di Gmail all’indirizzo www.gmail.com.
- Fai clic sul pulsante “Crea un account” in alto a destra della pagina.
- Inserisci il tuo nome e cognome nel campo “Nome”.
- Scegli il tuo nome utente desiderato e inseriscilo nel campo “Nome utente”. Il nome utente sarà parte del tuo indirizzo email (es. nomeutente@gmail.com), quindi scegli saggiamente.
- Crea una password forte e inseriscila nel campo “Password”.
- Fornisci il tuo numero di telefono e l’indirizzo email di un contatto di fiducia per il recupero dell’account, se richiesto.
- Inserisci la tua data di nascita e il tuo sesso.
- Fai clic sul pulsante “Avanti” per passare alla pagina successiva.
- Accetta i termini e le condizioni di Google e fai clic sul pulsante “Crea un account”.
- Verifica il tuo account di posta elettronica Gmail facendo clic sul link di verifica inviato al tuo indirizzo email.
Una volta effettuata la verifica, il tuo account di posta elettronica Gmail sarà pronto per l’uso e accessibile dalla pagina www.gmail.com.
Ovviamente si possono scegliere altri client di posta elettronica come Yahoo, Libero, Outlook, Alice, Tiscali, AOL Mail, tanto per citarne alcuni.
La mail aziendale con dominio personalizzato
Esistono diversi modi per creare una mail professionale con dominio aziendale.
Volendo restare nel macrocosmo Google, questa soluzione premium è una tra le più scelte, se non si possiede già un account associato con un sito web.
Google Workspace offre una prova gratuita di 14 giorni, trascorsi i quali si può decidere se proseguire o meno.
Se non si possiede ancora un nome di dominio, durante la procedura Google Workspace aiuta ad acquistarlo. In questa fase si dovrà scegliere un Registrar con il quale registrare il proprio dominio.
Da precisare che tutti i passaggi per creare l’email sono gli stessi che si fanno per creare l’account personale di posta elettronica gratuito.
Chi è il Registrar
Il Registrar è un’organizzazione o azienda che ha il compito di registrare e gestire i nomi di dominio a livello globale, in accordo con le normative stabilite dall’Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN).
Artera è un Registrar certificato per la registrazione dei nomi a dominio di secondo livello. Non siamo dunque semplici intermediari, bensì operiamo direttamente con i registri.
Con noi è dunque possibile registrare e gestire un dominio anche solo per un account di posta elettronica, anche senza il vincolo del sito web.
Ecco come aprire una e-mail aziendale con Google Workspace
- Vai su https://workspace.google.com/ e clicca su “Inizia la prova gratuita”.
- Segui le indicazioni di compilazione di tutte le informazioni necessarie.
- Se già esiste un nome di dominio, si dovrà collegarlo, altrimenti viene richiesto di cercarne uno nuovo, da acquistare.
- Scegli un nome utente e una password.
- Seleziona un piano e termina la procedura di acquisto.
Una volta creata la e-mail aziendale con Google Workspace, si possono anche aggiungere la firma personalizzata e alcune integrazioni utili come Calendly o DocuSign.
Come detto, se non si possiede già un nome di dominio, occorre registrarne uno con un web hosting premium e supporto DNS (Domain Name System, ovvero il sistema di naming utilizzato per tradurre gli indirizzi IP – Internet Protocol – in nomi di dominio).
Contattaci, se vuoi sapere come creare un indirizzo email aziendale.
Come creare un’e-mail aziendale con un host di posta elettronica
Se esiste un sito web, si può usufruire del servizio di hosting e-mail associato, creando un account di posta elettronica nel pannello di controllo, con cPanel, nella sezione account email.
In caso contrario, due sono le soluzioni:
- è la volta buona per creare un sito web, acquistando lo spazio hosting con il piano più adatto che permette di usufruire anche del servizio di configurazione della mail aziendale
- puoi registrare solo il dominio per creare l’indirizzo di posta elettronica aziendale con uno dei tanti provider esistenti, anche senza il vincolo di un sito web.
L’uso della posta elettronica aziendale con un provider di hosting migliora la sicurezza delle comunicazioni interne ed esterne. Infatti gli hosting provider che forniscono i servizi di posta elettronica professionale, solitamente offrono funzioni di sicurezza avanzate per proteggere gli account.
Tra i nostri servizi, MailScanner scansiona le e-mail alla ricerca di virus, spam, phishing, malware e altri attacchi contro le vulnerabilità di sicurezza; mentre Spamhaus è responsabile della compilazione di diverse liste anti-spam ampiamente utilizzate creando Blacklist basate su DNS (DNSBLs) e Whitelists (DNSWLs).
Esistono provider di posta elettronica aziendale gratuiti?
Sì, esistono provider di posta elettronica gratuiti.
Eccone alcuni esempi di seguito:
- Zoho Mail: offre un piano gratuito che include fino a 5 utenti, 5 GB di spazio di archiviazione per utente e la possibilità di utilizzare il proprio dominio.
- ProtonMail: offre un piano gratuito con 500 MB di spazio di archiviazione, un solo utente.
- Tutanota: offre un piano gratuito con 1 GB di spazio di archiviazione, un solo utente.
- GMX Mail: offre un piano gratuito che include 1 GB di spazio di archiviazione, un solo utente.
- Mail.com: offre un piano gratuito con 2 GB di spazio di archiviazione.
Solitamente i provider gratuiti offrono funzionalità limitate rispetto ai provider a pagamento, per quanto riguarda la capacità di archiviazione, il numero di utenti o le impostazioni di sicurezza.
Le limitazioni dei piani gratuiti dei provider di posta elettronica possono variare a seconda del provider scelto, ma in generale, includono:
- Spazio di archiviazione limitato: i piani gratuiti di solito offrono una quantità limitata di spazio di archiviazione, che potrebbe essere insufficiente per le esigenze di alcune aziende.
- Limitazioni sulle funzionalità: i piani gratuiti possono non includere tutte le funzionalità offerte dai piani a pagamento, come ad esempio la sincronizzazione con Microsoft Outlook o funzionalità avanzate di sicurezza.
- Pubblicità: alcuni piani gratuiti includono annunci pubblicitari all’interno dell’interfaccia utente, che potrebbero diventare fastidiosi.
- Supporto limitato: i piani gratuiti potrebbero non includere il supporto clienti telefonico o chat dal vivo, e potrebbero offrire solo supporto limitato via email.
- Limitazioni sui file allegati: i piani gratuiti potrebbero imporre limitazioni sui file allegati, come dimensioni massime o quantità massima di file che possono essere allegati.
- Limitazioni sul numero di utenti: i piani gratuiti potrebbero limitare il numero di utenti che possono accedere all’account di posta elettronica.
Consigli su come configurare una e-mail aziendale
Infine, veniamo a qualche buon consiglio per evitare problemi di sicurezza e di affidabilità agli occhi delle persone con le quali entriamo in contatto.
Ecco alcune accortezze da osservare per creare una e-mail aziendale:
- inserisci nome/cognome come nome account
- evita di inserire i numeri come: nome-cognome65@domain.com (può essere considerato poco affidabile e può far scattare i filtri antispam dirottando l’e-mail nella cartella di posta indesiderata)
- usa punti e trattini con moderazione, perché possono attivare i filtri antispam.
Contattaci in qualsiasi momento, se vuoi registrare un dominio per creare un sito web e un account di posta elettronica, o anche solo per configurare la tua e-mail aziendale.
